Los gobiernos están acelerando la transformación digital, reforzando la ciberseguridad, ampliando el acceso a la información y explorando la inteligencia artificial. Sin embargo, una capacidad fundamental sigue recibiendo mucha menos atención de la que merece: la gestión de registros e información (Records and Information Management o RIM, por sus siglas en inglés). La tecnología, por sí sola, no genera rendición de cuentas. La inteligencia artificial no puede compensar registros incompletos, poco confiables o mal gobernados. Los servicios digitales no pueden funcionar bien sin información auténtica, confiable, accesible y utilizable durante todo el tiempo que sea necesaria. Un gobierno eficaz comienza por la manera en que las entidades públicas crean, capturan, clasifican, protegen, conservan, recuperan y eliminan sus registros. Por eso, todo gobierno debería establecer un grupo de trabajo interinstitucional de gestión de registros e información.
La gestión de registros es una responsabilidad de todo el gobierno
Después de servir como funcionario público en cuatro países del Caribe, he visto repetirse el mismo desafío. Los altos funcionarios mantienen la responsabilidad sobre los registros públicos, pero muchas entidades carecen de recursos especializados en RIM y de oportunidades estructuradas para colaborar. La gestión de registros suele recibir menos apoyo coordinado que los programas de acceso a la información, privacidad, protección de datos, ciberseguridad o transformación digital, aunque todos ellos dependen de información bien gestionada.
El cambio organizacional es una constante en el sector público. Los ministerios se reestructuran. Los departamentos se fusionan. Se crean autoridades estatutarias. Las competencias se trasladan, los sistemas cambian y los servicios digitales evolucionan. Durante esas transiciones, los registros públicos deben seguir siendo auténticos, confiables, accesibles, seguros y jurídicamente defendibles.
Sin coordinación, el resultado es previsible: trabajo duplicado, reglas contradictorias, mayores costos, servicios desiguales y un aumento de los riesgos jurídicos y de cumplimiento. Un grupo de trabajo RIM para todo el gobierno ofrece un mecanismo práctico de gobernanza para resolver problemas comunes una sola vez y aplicar lo aprendido en todo el sector público. No elimina la responsabilidad de cada entidad; le ayuda a cumplirla de manera coherente.
- La clasificación de registros y los cuadros de clasificación
- El almacenamiento digital y las plataformas de colaboración
- Los calendarios de retención y disposición
- La gestión de registros electrónicos
- La seguridad de la información y los controles de acceso
- Los documentos heredados en papel y en unidades compartidas
- La transferencia de registros durante cambios organizacionales
- La preservación digital a largo plazo
De profesionales aislados a una comunidad de práctica
Uno de los mayores beneficios de un grupo de trabajo interinstitucional es la comunidad de práctica que crea. En lugar de pedir a cada ministerio, departamento u organismo que resuelva los mismos problemas por separado, los profesionales de registros y sus aliados pueden compartir experiencias, desarrollar estándares comunes, intercambiar herramientas, identificar nuevos riesgos, probar ideas y construir conocimiento institucional.
Jamaica ofrece un ejemplo útil para el Caribe. El Jamaica Archives and Records Department (JARD) coordina la Government Records and Information Managers Network (G-RIM). La red reúne a las partes interesadas en RIM del sector público y apoya un programa nacional más amplio, en lugar de dejar que cada entidad funcione de forma aislada.
Este modelo colaborativo transforma la gestión de registros: de una tarea administrativa interna a un habilitador de la administración pública.
- Compartir experiencias operativas y lecciones aprendidas
- Desarrollar estándares comunes y requisitos mínimos
- Intercambiar plantillas, herramientas y guías de implementación
- Identificar nuevos riesgos jurídicos, tecnológicos y de seguridad
- Probar ideas antes de adoptarlas en todo el gobierno
- Desarrollar capacidades profesionales y conocimiento institucional
- Proporcionar a los archivos nacionales información oportuna desde la primera línea
La información confiable es la base del gobierno digital
La transformación digital no consiste simplemente en reemplazar el papel por documentos electrónicos. Un documento escaneado puede seguir estando mal clasificado. Un repositorio en la nube puede contener duplicados, información obsoleta y registros sin un responsable ni una regla de retención definida. La automatización puede acelerar un proceso deficiente sin hacerlo más responsable.
Un gobierno digital exitoso necesita información confiable. Sin una gobernanza sólida de los registros, la transformación digital puede convertirse en acumulación digital: volúmenes crecientes de contenido no gestionado cuyo valor operativo y probatorio disminuye.
Un grupo de trabajo RIM interinstitucional ayuda a conectar la política con la tecnología. Ofrece a gestores de registros, archivistas, especialistas en seguridad de la información, profesionales de privacidad y acceso, asesores jurídicos, líderes operativos y equipos de TI un foro para acordar requisitos comunes antes de adquirir sistemas o rediseñar procesos.
- Preservar su autenticidad, integridad y contexto operativo
- Seguir siendo localizables y accesibles para los usuarios autorizados
- Cumplir los requisitos jurídicos, regulatorios y probatorios
- Apoyar la continuidad del negocio y la recuperación ante desastres
- Estar protegidos contra el acceso, la alteración y la pérdida no autorizados
- Seguir siendo utilizables frente a cambios tecnológicos y organizacionales
- Conservarse durante el plazo requerido y eliminarse de forma justificable al finalizarlo
Alinear la RIM con las prioridades estratégicas del gobierno
La gestión de registros no debería funcionar como un programa aislado de cumplimiento. Sus prioridades deben vincularse directamente con los resultados que el gobierno busca alcanzar.
El Programa RIM del Gobierno de Jamaica ilustra esta alineación. Su marco de políticas conecta la gestión estandarizada de registros con la prestación eficiente de servicios, una mejor toma de decisiones, la transparencia, la seguridad de la información, la continuidad del negocio y la preservación de la memoria nacional.
La lección es sencilla: una buena gestión de registros no es un fin en sí misma. Es infraestructura para un mejor gobierno.
- Servicios públicos mejores y más rápidos
- Transparencia y rendición de cuentas
- Transformación digital segura
- Eficiencia operativa y control de costos
- Acceso eficaz a la información y protección de la privacidad
- Gestión integral de riesgos
- Continuidad del negocio y resiliencia ante desastres
- Preservación de la memoria institucional y nacional
- Adopción responsable de la automatización y la IA
Qué debe producir un grupo de trabajo RIM eficaz
Un grupo de trabajo genera valor cuando tiene un mandato claro y produce resultados prácticos. El objetivo no es crear otro comité que se limite a discutir problemas. El objetivo es establecer un mecanismo de trabajo que convierta desafíos comunes en soluciones reutilizables para todo el gobierno.
- Patrocinio ejecutivo: una persona de alto nivel que pueda eliminar obstáculos, asegurar la participación y vincular las prioridades RIM con la estrategia del sector público
- Participación interfuncional: gestión de registros, archivos nacionales, TI, ciberseguridad, privacidad, acceso a la información, asuntos jurídicos, riesgos, operaciones y transformación digital
- Autoridad y alcance definidos: claridad sobre los asuntos que el grupo puede recomendar, estandarizar, escalar o aprobar
- Un programa de trabajo priorizado: productos como plantillas comunes, guías de clasificación, coordinación de la retención, requisitos para registros digitales, estrategias para documentos heredados o capacitación
- Reuniones periódicas y decisiones transparentes: una frecuencia estable, acciones documentadas, responsables identificados y un mecanismo para comunicar los resultados
- Medición del progreso: participación institucional, adopción de estándares, calendarios de retención aprobados, reducción de documentos heredados, capacidad del personal, hallazgos de cumplimiento y tiempo de recuperación
Jamaica demuestra cómo la coordinación apoya la implementación
El valor de la colaboración se hace visible cuando la política se convierte en operación. En abril de 2024, el Jamaica Information Service informó que 68 ministerios, departamentos y organismos habían iniciado la implementación del Programa RIM del país. Las actividades incluían inventarios de registros, políticas y procedimientos, cuadros de clasificación, calendarios de retención, descongestión, eliminación autorizada y preparación para sistemas electrónicos de gestión de registros.
Lo importante de este ejemplo no es únicamente la cifra. Es la ruta coordinada: una política común, liderazgo institucional, comités en cada entidad, herramientas prácticas, apoyo profesional e implementación por fases.
Otros gobiernos no tienen que copiar exactamente el modelo de Jamaica. Pueden adaptar su principio central: los desafíos compartidos de información requieren una gobernanza compartida y una comunidad estructurada capaz de convertir los estándares en práctica.
Mirar más allá del cumplimiento y prepararse para la IA
El cumplimiento importa, pero es solo el punto de partida. Una gestión de registros de alta calidad también favorece mejores decisiones, servicios más ágiles para la ciudadanía, una ciberseguridad más sólida, un acceso más rápido a la información, investigaciones y auditorías creíbles, preservación digital y memoria institucional.
También es esencial para la preparación frente a la IA. Los sistemas de inteligencia artificial dependen de la calidad, el contexto, los permisos, la procedencia y el estado de retención de la información que utilizan. Si los registros fuente están duplicados, mal clasificados, incompletos, inaccesibles o se conservan sin control, la IA puede amplificar esas debilidades. Un grupo de trabajo RIM ofrece al gobierno un espacio para alinear la gobernanza de la información con la gobernanza de la IA antes de que esos riesgos se incorporen a gran escala.
El liderazgo y la colaboración hacen confiable la información
La información es uno de los activos estratégicos más valiosos del gobierno. Gestionarla bien exige más que políticas y tecnología: requiere liderazgo, colaboración, capacidad profesional y un compromiso compartido con la mejora continua.
Un grupo de trabajo interinstitucional de gestión de registros e información reúne a quienes elaboran políticas, operan sistemas, gestionan riesgos, preservan evidencia y prestan servicios públicos. Con un mandato claro y un programa de trabajo práctico, puede reducir la duplicación, reforzar el cumplimiento, mejorar la resiliencia digital y consolidar la confianza pública.
Ya sea en Jamaica, las Islas Caimán, Barbados, otros lugares del Caribe o más allá, invertir en la gestión colaborativa de registros es, en última instancia, invertir en un mejor gobierno.
Fuentes y lecturas adicionales
Este artículo fue adaptado y ampliado para The RIMpro a partir del artículo original publicado en LinkedIn ↗.