Un EDRMS puede fortalecer el control y mejorar el acceso a la información, pero solamente cuando la organización ha tomado decisiones fundamentales sobre responsabilidad, alcance y experiencia del usuario. Resolver estas cuestiones con anticipación reduce el retrabajo y mejora la adopción.
Defina qué problema debe resolver la plataforma
Sea específico sobre los resultados operativos y de riesgo que debe producir la inversión. Una plataforma destinada a reemplazar unidades compartidas requiere prioridades diferentes de otra orientada a registros corporativos de alto valor o expedientes regulados.
Ocho decisiones antes de configurar
- ¿Qué repositorios y procesos empresariales se incluirán primero?
- ¿Quién administra el modelo corporativo de clasificación y aprueba sus cambios?
- ¿Qué parte de la clasificación debe automatizarse o heredarse?
- ¿Qué eventos de retención puede detectar el sistema de manera confiable?
- ¿Cómo se mantendrán comprensibles y administrables los grupos de seguridad?
- ¿Qué contenido debe migrarse, archivarse o eliminarse de manera defendible?
- ¿Qué hará que el sistema gobernado sea más fácil que las soluciones informales?
- ¿Quién medirá la adopción y mejorará el modelo operativo después del lanzamiento?
Trate la adopción como una condición del diseño
Si los usuarios deben tomar demasiadas decisiones por cada documento, volverán las prácticas sin control. Diseñe la arquitectura de información alrededor de actividades reconocibles, reduzca los pasos manuales y pruebe con trabajo real, no con ejemplos idealizados.
Planifique el día posterior al lanzamiento
El lanzamiento es el comienzo del modelo operativo. Asigne responsabilidades para clasificación, retención, acceso, capacitación, informes y cambios de plataforma. La gobernanza sostenible depende de que esas decisiones permanezcan conectadas.